Vos factures rangées toutes seules

Chaque facture reçue par e-mail rangée toute seule sous l’étiquette « Factures », et le récapitulatif du mois fait avec l’IA en quelques minutes.

Pour qui ? Pour les indépendants, micro-entrepreneurs et foyers qui reçoivent leurs factures par e-mail et les cherchent partout au moment de les envoyer au comptable ou de faire leurs comptes.

• Faire ranger vos factures par un filtre Gmail, une fois pour toutes.
• Demander à votre IA de retrouver une facture ou de faire le récapitulatif du mois.
• Garder un dossier par mois, prêt pour votre comptable ou pour vos comptes.

Le programme

9 modules, 1 h 28 en tout, vidéos à venir. Le premier se regarde sans payer.

1. 1Le chemin d’une factureExtrait libreLe trajet dessiné : e-mail reçu, étiquette « Factures » posée toute seule, fichier rangé dans le dossier du mois, récapitulatif en fin de mois. Pour vous : vous savez où sera chaque facture avant même de la recevoir.Exercice : Comptez les factures reçues par e-mail le mois dernier.7 min
2. 2Le filtre GmailUn filtre (mots « facture » ou « invoice », expéditeurs habituels) qui pose l’étiquette « Factures ». Pour vous : à partir d’aujourd’hui, chaque facture se range seule, sans aucun outil en plus.Exercice : Créez le filtre et appliquez-le aux anciens messages.12 min
3. 3Le dossier du moisUn dossier Google Drive « Factures », un sous-dossier par mois, et les pièces jointes du mois enregistrées dedans en une fois. Pour vous : le jour où votre comptable demande, vous envoyez un dossier.Exercice : Créez le dossier et rangez les factures du mois dernier.8 min
4. 4Brancher votre IA sur GmailLe connecteur, c’est le câble qui laisse l’IA lire vos e-mails quand vous le lui demandez. Dans votre outil : « Applis connectées » dans Gemini (Gmail passe par l’application Google Workspace), « Connecteurs » dans Claude, « Applications connectées » dans ChatGPT (Gmail en gratuit n’y est pas clair). Les spécialistes l’appellent un MCP : vous n’avez pas besoin de retenir ce mot. Pour vous : l’IA cherche une facture dans votre boîte à votre place.Exercice : Branchez Gmail à votre assistant et demandez-lui la liste de vos factures du mois dernier.12 min
5. 5Retrouver une facture en une phrase« Trouve ma facture d’électricité de mars » : l’IA cherche dans Gmail et donne le message. On ouvre toujours la facture pour vérifier. Pour vous : plus besoin de fouiller votre boîte un soir de déclaration.Exercice : Demandez trois factures précises et vérifiez chacune.10 min
6. 6Le récapitulatif du moisLes factures du mois déposées dans la conversation, ou retrouvées par le connecteur ; l’IA rend un tableau date, fournisseur, montant, à copier dans Google Sheets ; chaque ligne vérifiée. On masque le RIB et les numéros de carte avant de déposer un fichier. Pour vous : le total du mois en quelques minutes, au lieu d’une soirée.Exercice : Faites le récapitulatif du mois dernier et vérifiez trois lignes.12 min
7. 7Les factures qui n’arrivent pas par e-mailLes factures à télécharger sur un espace client (électricité, téléphone) et les factures papier prises en photo au téléphone, rangées dans le même dossier du mois. Pour vous : toutes vos factures au même endroit, même celles sur papier.Exercice : Listez vos factures qui n’arrivent pas par e-mail.8 min
8. 8Le rendez-vous du moisLe premier lundi du mois : ranger les pièces jointes, faire le récapitulatif, envoyer le dossier au comptable. Une alerte dans votre agenda. Pour vous : un quart d’heure par mois, et tout est prêt quand on vous le demande.Exercice : Placez le rendez-vous dans votre agenda.10 min
9. 9Quand une facture passe à côtéUne facture sans le mot « facture » dans le message : on ajoute son expéditeur au filtre. Plus tard, pour qui veut aller plus loin, un outil d’automatisation peut aussi déposer le fichier dans Drive tout seul (la formation « Automatiser votre semaine avec n8n »). Pour vous : le filtre s’améliore à chaque oubli.Exercice : Ajoutez au filtre un expéditeur oublié.9 min